Au départ vous ne voyez pas les heures qui passent lorsque vous travaillez sur vos projets, puis ce sont les jours. Finalement les semaines défilent comme le paysage au bord d'une autoroute.

L'embauche permet d'accepter plus de projets mais dans ce cadre là, elle ne résout pas le problème. En effet plus on gère de projets et plus les retours clients, les demandes de modifications, les réajustements de planning sont nombreux. L'équipe en place gère encore plus difficilement ces retours. L'effectif préalable s'en sortait avec plus de facilité et moins de pression. Les tâches chronophages tendent vers l'exponentielle.

L'équipe de production doit donc se développer plus vite que le nombre de projets. C'est beau sur le papier mais comment financer une masse salariale supérieure sans générer plus de chiffre d'affaires ?

Dans le cadre d'Octolys, le recrutement en cours, aidé par Oséo, ne soulagera pas la production puisqu'il libérera un poste en R&D.
Comment réduire efficacement la charge de travail du personnel ? La première question à se poser est : pourquoi vouloir la réduire ?
Pour moi, une charge trop importante induit une réalisation des tâches plus rapides. Le risque à long terme concerne la qualité des travaux réalisés.
Afin d'éviter ce danger dans les années à venir, j'ai décidé de réfléchir à ces questions de manière préventive.

Vous pouvez faire le choix de ne pas vous développer en refusant de nouveaux projets. Tous les professionnels du management vous le diront : une société qui ne se développe pas risque de disparaître. De plus, créer des emplois c'est fabuleux non ?
Une première alternative consisterait à délocaliser les tâches rébarbatives, sans grande valeur ajoutée. Rien que la rédaction de cette phrase a été pénible pour moi. Utiliser les pays émergents en leur offrant les tâches ingrates, je n'adhère pas. De plus, ce n'est pas en réagissant de cette façon que le chômage se réduira chez nous. Techniquement, je ne suis pas convaincu de la qualité des productions réalisées sans une gestion de projets parfaite.

Une autre solution me venant à l'esprit serait de sous-traiter certains projets à des freelances, des auto-entrepreneurs ... Certes, cette sous-traitance a un coût mais vous générez du chiffre d'affaires. C'est une méthode régulièrement utilisée chez Octolys pour des projets ponctuels. Le plus difficile est de trouver des personnes fiables dans le temps avec les mêmes soucis de qualité que les notre. Généralement la charge de travail en gestion de projets explose et au final nous ne sommes pas forcément gagnants. Nous réservons donc la sous-traitance à des petits travaux, là où elle offre des avantages non négligeables.

L'allongement des plannings de réalisations permettrait une avancée plus sereine mais impliquerait aussi une rentrée d'argent plus tardive. Des problèmes de trésorerie feraient inévitablement leur apparition.

La solution la plus simple et la plus efficace est certainement l'augmentation des tarifs. Celle-ci permet d'embaucher sans avoir besoin de projets supplémentaires. En revanche, il est difficile d'augmenter les tarifs, surtout dans le contexte actuel. L'exigence est de plus en plus importante et la tendance tire les budgets vers le bas. De plus, "la production", "le développement" sont délaissés au profit des budgets marketing. C'est une très grave erreur à mon avis. Sans bons développeurs, sans bons créatifs, le marketing n'est pas qualitatif. Pourtant les sociétés n'hésitent parfois pas à "gaspiller" (polémique!) des sommes faramineuses pour du marketing "people" alors qu'ils sont beaucoup plus réticents dans l'investissement technique. Nous ne referons pas le monde et malheureusement ce ne sont pas toujours les meilleurs produits qui se vendent le mieux. Un marketing bien réalisé peut vendre n'importe quoi. C'est sûrement la principale raison. La qualité n'est rien face au pouvoir de l'argent ;)

Plus j'avance et plus la réponse à ma question s'éloigne. Plus j'en discute avec des structures équivalentes à la notre, avec les copains du métier, et plus je me rends compte que nous sommes tous confrontés aux mêmes problèmes.
J'aime me poser des questions et j'aime surtout en trouver les réponses. Je ne me contenterai donc pas de râler mais je souhaite bien améliorer notre fonctionnement interne pour le bien de tous.

Nous l'avons vu au début de ce billet, pour soulager la production, il est nécessaire d'embaucher sans gérer de projets supplémentaires. De plus, le besoin en embauches complémentaires pour la gestion des "soucis quotidiens" croît de manière exponentielle. Il est donc nécessaire de trouver une autre source de financement, une source qui n'est pas liée au temps passé sur un projet ou alors une source plus lucrative. Les subventions, les prêts, donnent un coup de pouce intéressant mais il ne faut en aucun cas les considérer comme une alternative à long terme.

Nous allons booster l'activité formation. Une formation ne génère pas de retours, elle est beaucoup moins chronophage.
Le développement d'un service web lié au e-commerce pourrait lui aussi générer des revenus supplémentaires. C'est une piste à envisager.
En revanche la création et la gestion de ce service ne doit pas coûter plus cher que ce qu'il rapporte sinon autant se tirer une balle dans le pied en rajoutant une nouvelle couche de complexité.
Les activités d'audit, de conseil, semblent offrir une opportunité intéressante.
Notre expertise e-commerce liée à tous les projets que nous gérons, à notre implication dans Orika, à l'édition de Thelia n'est pas suffisamment mise en avant.

Je me pose une question subsidiaire. Une société de services doit-elle finalement grossir malgré l'avis des managers expérimentés ? Cette croissance implique une charge de travail supplémentaire, des difficultés de gestion ... En valent-elles la peine ?

Vos retours d'expériences me seront vraiment très utiles dans la poursuite de ma réflexion.